Καθήκοντα γραμματέα στην οργάνωση

Η απόδοση οποιουδήποτε οργανισμού εξαρτάται από τις προσπάθειες που καταβάλλουν οι γραμματείς. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν την εκτέλεση των γενικών βασικών, οργανωτικών και τακτικών αρμοδιοτήτων γραφείου για την εταιρεία, τα διάφορα τμήματα και το στέλεχος. Βοηθούν στη διαχείριση του e-front office και επίσης στο χειρισμό διοικητικών θεμάτων. Τα καθήκοντα του γραμματέα τις περισσότερες φορές περνούν απαρατήρητα από το κοινό. Ωστόσο, παίζουν καθοριστικό ρόλο στην οργάνωση και τη διατήρηση της οργάνωσης σε καλό δρόμο

Ξεκινάμε μια αποστολή να δείξουμε τη σημασία των γραμματέων στην ομαλή λειτουργία του οργανισμού και στο χειρισμό άλλων οργανωτικών καθηκόντων. Μερικοί από τους ρόλους που παίζονται είναι άγνωστοι από πολλούς. Οι ρόλοι τους προχωρούν περισσότερο από το να κρατούν σημειώσεις και να απαντούν στο τηλέφωνο. Το επάγγελμα έχει διανύσει πολύ δρόμο για να γίνει ουσιαστικό για όλες τις λειτουργίες στη λήψη αποφάσεων στον οργανισμό.

Αρμοδιότητες γραμματέα

Οι εργασίες α του γραμματέα διαφέρουν ανάλογα με τον τομέα. Εκτελούν όμως παρόμοια καθήκοντα από ιατρικούς, νομικούς έως γραμματείς εταιρειών. Οι δεξιότητες των υψηλά ικανών γραμματέων έχουν μεγάλη ζήτηση στον τρέχοντα κλάδο. Συχνά είναι γεμάτο με πολυάσχολα προγράμματα εργασίας και στενές προθεσμίες.

Διαβάστε επίσης

Απεργία των νεκροτομείων στην Γκάνα - Λόγοι και τελευταία νέα

Παραδείγματα θέσεων εργασίας γραμματέα

• Γραμματέας
• Νομικός Γραμματέας
• Εκτελεστικός Γραμματέας
• Γραμματέας (μερικής απασχόλησης)
• Υπεύθυνος υποδοχής

Ποια είναι τα καθήκοντα γραμματείας;

Πολλοί άνθρωποι συχνά μπερδεύουν τους ρόλους του γραμματέα με έναν προσωπικό βοηθό. Ωστόσο, θεωρητικά, οι ρόλοι του προσωπικού βοηθού είναι διαφορετικοί από εκείνους του γραμματέα. Ένας γραμματέας απαιτεί ισχυρές δεξιότητες και ικανότητες, σε αντίθεση με έναν προσωπικό βοηθό. Ένας γραμματέας εκτελεί σύνθετα καθήκοντα που επηρεάζουν τη βασική λειτουργία του οργανισμού.

Τα καθήκοντα γραμματέα γραφείου ποικίλλουν ανάλογα με τον κλάδο ή τον εργοδότη. Το επάγγελμα, ωστόσο, σχετίζεται μεταξύ τους λόγω των ομοιοτήτων στα εργασιακά περιβάλλοντα. Οι γραμματείς σε διαφορετικούς χώρους εργασίας εκτελούν τα ίδια καθήκοντα και αρμοδιότητες. Αυτό επηρεάζει τις λειτουργίες του οργανισμού. Ακολουθούν ορισμένα τυπικά και κύρια καθήκοντα που εκτελούνται από τους γραμματείς σε διαφορετικά εργασιακά περιβάλλοντα:

1. Ρεσεψιόν

Όσον αφορά τις θέσεις των γενικών γραφείων, τα καθήκοντα των γραμματέων περιλαμβάνουν την παροχή βοήθειας στους νέους εργαζόμενους και επισκέπτες για να βρουν τον δρόμο τους γύρω από την οργάνωση. Μερικοί από τους τυπικούς ρόλους περιλαμβάνουν την καθοδήγηση των επισκεπτών στα κατάλληλα τμήματα και γραφεία. Δείχνουν επίσης στους νέους υπαλλήλους τους σταθμούς εργασίας τους την πρώτη τους μέρα. Γενικά προβάλλουν τη συνολική εικόνα της εταιρείας προσφέροντας παγκόσμιας κλάσης και επαγγελματική υποδοχή στους επισκέπτες του γραφείου.

Διαβάστε επίσης

Διαφορά μεταξύ ηγεσίας και διοίκησης

2. Αρχειοθέτηση

Ένας άλλος πρωταρχικός ρόλος των γραμματέων περιλαμβάνει τη διαχείριση των αρχείων των πελατών και των εργαζομένων. Αποθηκεύουν επίσης τα αρχεία που παράγονται και είναι κρίσιμα για μελλοντική αναφορά. Στο παράδειγμα ενός νοσοκομειακού περιβάλλοντος, ο ρόλος των γραμματέων είναι να συντάξουν τον φάκελο του ασθενούς κατά τη διάρκεια του ραντεβού τους με τη νοσοκόμα ή τον γιατρό. Το αποθηκεύουν επίσης όταν ολοκληρωθεί το ραντεβού. Τοποθετούν τα αρχεία με αλφαβητική σειρά και χρησιμοποιούν το πιο πρόσφατο και απλούστερο σύστημα αρχειοθέτησης για εύκολη αποθήκευση και γρήγορη ανάκτηση.

3. Αλληλογραφία

Όταν πρόκειται για τη ρύθμιση του γραφείου, οι γραμματείς συχνά έρχονται σε επαφή για εισερχόμενες και εξερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις και αλληλογραφία αλληλογραφίας. Επιλέγουν τις τηλεφωνικές κλήσεις από πελάτες, πελάτες, επιχειρηματικούς συνεργάτες. Βοηθούν επίσης στην επίλυση των ερωτημάτων που δημοσιεύονται από τους πελάτες ή προωθούνται οι πελάτες για περαιτέρω καθοδήγηση στο κατάλληλο τμήμα. Ενεργούν επίσης πραγματοποιώντας τηλεφωνικές κλήσεις για λογαριασμό της διοίκησης όταν κοινοποιούν τις πληροφορίες στους πελάτες.

Προγραμματίζουν ραντεβού και κάνουν περαιτέρω έρευνες. Η λήψη σημειώσεων είναι μια απαραίτητη δεξιότητα για τους γραμματείς, ειδικά από τους διευθυντές. Προετοιμάζουν επίσης το υπόμνημα ή τις επιστολές και την εξέταση των email. Καταγράφουν επίσης τα πρακτικά κατά τις επίσημες συναντήσεις.

4. Διαχείριση εγγράφων

Τα έγγραφα είναι κρίσιμα για τον οργανισμό και είναι αποκλειστική ευθύνη του γραμματέα να τα διαχειρίζεται. Αυτό γίνεται μέσω αντιγραφής εγγράφων για αποστολή ή εσωτερική διανομή. Τα έγγραφα πρέπει επίσης να αποστέλλονται με φαξ από την εταιρεία στους πελάτες, πιθανούς επιχειρηματικούς εταίρους ή πελάτες. Λαμβάνουν επίσης τα εισερχόμενα φαξ καθώς οδηγούνται στο αρμόδιο τμήμα.

Διανέμουν επίσης τα έγγραφα στους υπαλλήλους και τους πελάτες μέσω διαφορετικών μορφών όπως email, Excel, Word και υπολογιστικά φύλλα. Οι γραμματείς επίσης διορθώνουν και συντάσσουν τα email πριν τα στείλουν στα κατάλληλα κανάλια.

5. Γενικές εργασίες γραφείου

Όταν πρόκειται για μικρά γραφεία, οι ρόλοι ενός γραμματέα μπορεί να είναι διαφορετικοί στην εκτέλεση των καθηκόντων του γραφείου ρουτίνας και μιας άλλης σχετικής αποστολής που βοηθά το έργο άλλων. Αυτό περιλαμβάνει τις εργασίες προγραμματισμού και επαναπρογραμματισμού ραντεβού που είχαν αρχικά ακυρωθεί. Περιλαμβάνει επίσης παραγγελία ειδών γραφείου, λήψη σημειώσεων και προετοιμασία αναψυκτικών για τους επισκέπτες.

6. Υποστήριξη

Ένας σημαντικός ρόλος ενός γραμματέα είναι να προσφέρει υποστήριξη στον διευθυντή ή τους διευθυντές σε διαφορετικά τμήματα του οργανισμού. Παρόλο που οι σταθμοί εργασίας μπορεί να διαφέρουν, άλλοι είναι πολύπλοκοι ή απασχολημένοι για να αναθέσουν σε κάθε ομάδα διαχείρισης έναν προσωπικό γραμματέα. Άλλοι χώροι εργασίας διορίζουν έναν γραμματέα για να εξυπηρετεί ορισμένα ανώτερα στελέχη με μόνο τον διευθύνοντα σύμβουλο με προσωπική γραμματέα.

7. Εκτέλεση καθημερινών εργασιών

Ορισμένα από τα παρόμοια καθήκοντα που εκτελούνται από τους γραμματείς σχετίζονται όλα με τη διαχείριση πληροφοριών. Ο γραμματέας διαχειρίζεται τα έντυπα και ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης. Διαχειρίζονται επίσης τα μηνύματα διαδρομής και χειρίζονται μια σειρά από μηχανές γραφείου, όπως εκτυπωτές, μηχανές φαξ, υπολογιστές και εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης. Σε άλλους σταθμούς εργασίας, οι γραμματείς συμμετέχουν στη λήψη υπαγόρευσης και στη δημιουργία εκθέσεων και επιστολών.

Άλλοι επίσης αναθεωρούν πρόχειρα προσχέδια που έχουν γραφτεί από διευθυντές. Οι γραμματείς πρέπει να διαθέτουν άριστες και σαφείς δεξιότητες γραμματικής και ορθογραφίας. Πρέπει επίσης να πληκτρολογούν γρήγορα και με ακρίβεια και να είναι επιδέξιοι όσον αφορά την εξυπηρέτηση πελατών. Πρέπει να έχουν τις τεχνικές γνώσεις χειρισμού διαφορετικών προγραμμάτων λογισμικού υπολογιστών που περιλαμβάνουν βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και γραφικά.

Διαβάστε επίσης

Μαθήματα, τοποθεσία και επαφές του Ινστιτούτου Διαμεταφορέων της Γκάνας

Καθήκοντα και αρμοδιότητες γραμματέα

Ένας γραμματέας αναμένεται να εκτελεί τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

Πριν από τις συνεδριάσεις της επιτροπής

• Διάθεση αίθουσας όπου θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η συνάντηση
• Συνάντηση με τον πρόεδρο και συμφωνία για τη γενική ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης
• Αποστολή ειδοποίησης στα μέλη της επιτροπής του τόπου και της ώρας που έχει προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί η συνεδρίαση και της συμφωνηθείσας ημερήσιας διάταξης.
• Προετοιμασία όλων των εγγράφων που σχετίζονται με τη συνάντηση τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από την πραγματική συνάντηση. Τα έγγραφα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν την αλληλογραφία από την τελευταία συνεδρίαση και τα πρακτικά που αποτελούν πρακτικό της προηγούμενης συνεδρίασης.

Κατά τις συνεδριάσεις της επιτροπής

• Κρατώντας σημειώσεις τα άτομα που ήταν παρόντα στη συνάντηση. Επίσης, σημειώνοντας τα άτομα που δεν είναι παρόντα αλλά νωρίτερα έστειλε συγγνώμη.
• Κυκλοφορεί και διαβάζει τα πρακτικά της τελευταίας συνεδρίασης, ενώ λαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με τα πρακτικά και αλλάζει τα πρακτικά όταν απαιτείται.
• Κρατώντας σημειώσεις για το τι λένε οι συμμετέχοντες στη συνάντηση όταν αναφέρουν την άμεση δράση που αναλήφθηκε. Επίσης, σημειώνοντας τις αποφάσεις που έλαβε η επιτροπή.
• Αναφορά στην επιτροπή οποιασδήποτε από τις επιστολές που έχουν συνταχθεί από τον γραμματέα και οποιασδήποτε από τις απαντήσεις που ελήφθησαν για να ληφθούν άμεσα μέτρα.

Διαβάστε επίσης

Επαφές και γραφεία της Εκλογικής Επιτροπής της Γκάνας

Μετά τις συνεδριάσεις της επιτροπής

• Σύνταξη των επίσημων πρακτικών από τις σημειώσεις που καταγράφηκαν κατά τη συνεδρίαση εγκαίρως για το θέμα στην επόμενη συνεδρίαση της επιτροπής
• Συγγραφή και αποστολή οποιασδήποτε από τις επιστολές που η επιτροπή είχε ζητήσει νωρίτερα να εξεταστούν.

Παραμένει αποκλειστική ευθύνη του γραμματέα να διατηρεί τα πιο πρόσφατα αρχεία για τα ακόλουθα.

• Τα ονόματα των μελών της επιτροπής, οι επίσημες διευθύνσεις και οι αριθμοί τηλεφώνου
• Τα ονόματα και οι διευθύνσεις των μελών του κοινοτικού συλλόγου
• Συναντήσεις στις οποίες συμμετείχαν τα συνδεδεμένα μέλη της κοινότητας
• Σημαντική επαφή των αρμόδιων υπαλλήλων.

Ποια είναι τα καθήκοντα γραμματείας ειδικά για τον τίτλο εργασίας;

Υπάρχουν διαφορετικά καθήκοντα που ανατίθενται σε διαφορετικούς γραμματείς σε διαφορετικούς κλάδους. Εδώ είναι οι συγκεκριμένες αρμοδιότητες των γραμματέων που ταιριάζουν στην περιγραφή της θέσης εργασίας.

Συνολικές αρμοδιότητες του γραμματέα

• Διασφάλιση ότι οι συνεδριάσεις της επιτροπής διοικούνται κατάλληλα στα μέλη
• Εξασφάλιση της κατάλληλης διαχείρισης και των άλλων συνεδριάσεων, όπως η Γενική Συνέλευση και οι εκδηλώσεις.
• Διατήρηση των αρχείων μελών ώστε να ταιριάζουν στο τρέχον σύστημα
• Παρακολούθηση των σημείων δράσης των μελών της κοινότητας που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια των συναντήσεων.

Διαβάστε επίσης

Εθνική υπηρεσία της Γκάνα: επίδομα και μισθός 2020

Ειδικές αρμοδιότητες γραμματέα

• Σχεδιασμός και προετοιμασία των συνεδριάσεων των επιτροπών και της Γενικής Συνέλευσης με άλλους και η κατάλληλη ανάθεσή τους. Αυτό περιλαμβάνει τον προγραμματισμό των ημερομηνιών της συνάντησης, την αποστολή ειδοποιήσεων συσκέψεων, την κράτηση αιθουσών, τα πρακτικά και άλλα σχετικά έγγραφα. Επίσης, κατάρτιση των ημερήσιων διατάξεων της τελικής συνεδρίασης σε συνεργασία με τον πρόεδρο.
• Εξασφάλιση ότι υπάρχει άλλο ένα λεπτό για τις συνεδριάσεις της επιτροπής. Ειδικά όταν πρόκειται για κλειστές συναντήσεις.
• Ακριβής καταγραφή των αποφάσεων και των ενεργειών στα πρακτικά και η αναφορά στις προσεχείς συνεδριάσεις της επιτροπής και η πρόοδος των ενεργειών με τα αποτελέσματα και τις αποφάσεις που διατυπώθηκαν κατά τις συνεδριάσεις.
• Διατήρηση ακριβών και ακριβών αρχείων τρέχουσας ιδιότητας μέλους. Επίσης, έκδοση ανανέωσης προκηρύξεων και καταγραφή των συνδρομών μελών σε συνεννόηση με τον ταμία.
• Αντιμετώπιση αλληλογραφίας μέσω γραπτής επιστολής και email που είχαν συμφωνηθεί κατά τις συνεδριάσεις της επιτροπής. Επίσης, συνοψίζοντας την αλληλογραφία και τα email που έχουν ληφθεί για την επόμενη συνάντηση και τη σύνταξη των κατάλληλων απαντήσεων.
• Σχεδιασμός για οποιαδήποτε από τις σχετικές αναφορές που πρέπει να γίνουν. Αυτό περιλαμβάνει την ετήσια έκθεση για τα μέλη των κοινοτικών συλλόγων.

Διαβάστε επίσης

Επεξηγήθηκαν οι προωθήσεις της Υπηρεσίας Εκπαίδευσης της Γκάνας

Συνολικά καθήκοντα

• Διασφάλιση της τήρησης των απαιτήσεων της Εταιρείας.
• Διασφάλιση ότι οι συνεδριάσεις της επιτροπής διοικούνται και καταγράφονται κατάλληλα.
• Ο κατάλογος των διευθυντών του οίκου των εταιρειών πρέπει επίσης να ενημερωθεί στην τρέχουσα κατάσταση
• Διασφάλιση ότι οι Ετ.Γ.Σ. και οι ΕΓΣ παρακολουθούνται και καταγράφονται κατάλληλα
• Διατήρηση ενημερωμένων αρχείων μελών
• Εξασφάλιση ότι οι ετήσιες αποδόσεις συμπίπτουν με τους ρυθμιστικούς φορείς ως το κατάλληλο στη σωστή μορφή.

Υπάρχουν πολλές ευκαιρίες εργασίας για γραμματείς σε διάφορους τομείς της οικονομίας. Μερικοί από τους μεγαλύτερους εργοδότες των γραμματέων περιλαμβάνονται στους ακόλουθους τομείς:

• Κοινωνική βοήθεια
• Φροντίδα υγείας
• Εκπαίδευση
• Επαγγελματικοί σταθμοί εργασίας
• Θρησκευτικές οργανώσεις
• Κυβέρνηση και κοινωνίες των πολιτών
• Επιστημονικές και τεχνικές υπηρεσίες

Δεξιότητες και βασικές ικανότητες των γραμματέων

1. Δέσμευση για επαγγελματική ανάπτυξη

Οι γραμματείς πρέπει να κατανοήσουν ότι το επάγγελμα που εξελίσσεται συνεχώς και ως εκ τούτου πρέπει να συνεχίσουν να ενημερώνουν τις δεξιότητές τους. Οι εργοδότες εξαρτώνται από αυτούς για να βελτιώνουν συνεχώς την αποδοτικότητα του γραφείου του χώρου εργασίας μέσω των δεξιοτήτων τους. Οι γραμματείς μπορούν να εντυπωσιάσουν τους εργοδότες παρατείνοντας την εκπαίδευσή τους και αναζητώντας άλλες ευκαιρίες για να βελτιώσουν τις τρέχουσες δεξιότητές τους. Αυτό συνεχίζει να αυξάνει τις επαγγελματικές τους αξίες που σχετίζονται με τις δεξιότητες στο βιογραφικό τους.

Διαβάστε επίσης

Έντυπο μηνιαίας έκθεσης ΕΣΥ για την υπηρεσία 2018

2. Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες

Ο περισσότερος χρόνος που αφιερώνουν οι γραμματείς είναι στο τηλέφωνο, τα email, τις αναφορές, τις επιστολές και στη ρεσεψιόν. Αυτό συνεπάγεται τη χρήση της πρώτης εντύπωσης για τη συγκέντρωση των ιδεών και των αξιών ολόκληρου του οργανισμού. Η συνεχής ανάπτυξη της επιχείρησης εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζονται οι πελάτες, οι συνεργάτες και οι πελάτες. Οι γραμματείς πρέπει να ακούν τους πελάτες, να ακολουθούν τις οδηγίες και να αναφέρουν σχόλια. Πρέπει να υπάρχει το άγχος των λεκτικών και οργανωτικών επικοινωνιακών δεξιοτήτων που σας διαφοροποιούν από τους άλλους αιτούντες.

3. Άνοιγμα στην ομαδική εργασία

Οι γραμματείς θα πρέπει να είναι ανοιχτοί στην ομαδική εργασία με άλλα τμήματα για να διασφαλίσουν ότι οι στόχοι του οργανισμού επιτυγχάνονται. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εφαρμοστεί καινοτομία, συνεργασία και σκληρή δουλειά. Θα πρέπει να αναλάβουν πρωτοβουλίες για να εξασφαλίσουν ότι βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα του χώρου εργασίας.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ : Εντοπίστηκαν τρεις ακόμη κορυφαίοι μάνατζερ πίσω από τον Menzgold

Διαβάστε επίσης

Συμβουλές για τη λήψη του εντύπου αξιολόγησης ΕΣΥ 2018

Εκτός από τις παραπάνω δεξιότητες, οι γραμματείς πρέπει να κατέχουν και διαπροσωπικές δεξιότητες, πολλαπλές εργασίες και προσοχή στις λεπτομέρειες. Δεδομένου ότι είναι μια αρκετά αγχωτική δουλειά, θα πρέπει επίσης να έχουν δεξιότητες διαχείρισης του άγχους από τη σημαντική συμβολή της εργασίας. Τα καθήκοντα ενός γραμματέα μπορούν να εκτείνονται και να ποικίλλουν από τους διάφορους κλάδους. Υπάρχει συνεχής ανάπτυξη για την αξία των γραμματέων, δημιουργώντας έτσι περισσότερες ευκαιρίες.

Σε περίπτωση που είστε ενθουσιασμένοι με την προοπτική να εργαστείτε σε μια ρεσεψιόν, ετοιμαστείτε να ενισχύσετε την επιρροή στις λειτουργίες του οργανισμού. Φροντίστε επίσης να μάθετε τα καθήκοντα του γραμματέα σε έναν οργανισμό. Πρέπει να υπάρξει βελτίωση στα προσόντα για να ξεχωρίσεις από τους υπόλοιπους γραμματείς. Για να αποκτήσετε περισσότερες δεξιότητες και ικανότητες στο επάγγελμα του γραμματέα, σας προτρέπουμε να εγγραφείτε στα διάφορα μαθήματα Διοίκησης και Γραμματείας.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ:

• Η Nana Addo διορίζει εκτελεστικό γραμματέα σε κρίσιμη ενημέρωση τύπου
• Κατάλογος εταιρειών επίπλων στην Γκάνα 2018