5 Λειτουργίες διαχείρισης

Οι σύγχρονοι μάνατζερ είναι επιφορτισμένοι με την έμπνευση και ηγετική προσωπικότητα που εργάζονται κάτω από αυτούς. Οι λειτουργίες της διοίκησης περιλαμβάνουν την εκπλήρωση όσων χρειάζεται για να διασφαλιστεί ότι η επιχείρηση είναι λειτουργική και ο σχεδιασμός για την επιτυχία της ομάδας. Υπάρχουν πέντε κύριες λειτουργίες μέσω των οποίων η διοίκηση αναμένεται να αλληλεπιδράσει με τα μέλη της ομάδας. Διαφορετικοί ειδικοί έχουν διαφορετικές απόψεις σχετικά με τις λειτουργίες διαχείρισης. Σας προτρέπουμε να διαβάσετε τη συνέχεια γιατί θα σας παρέχουμε τις απόψεις διαφόρων ειδικών σχετικά με τις λειτουργίες της διοίκησης. Για να έχετε μια καλή κατανόηση των λειτουργιών της διαχείρισης, πρέπει πρώτα να αναλύσετε τι είναι η διαχείριση.

Η διοίκηση νοείται ως μια κοινωνική διαδικασία που περιλαμβάνει την ευθύνη για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και τη ρύθμιση των λειτουργιών ενός οργανισμού για την εκπλήρωση ενός συγκεκριμένου στόχου. Η διαχείριση είναι μια δυναμική διαδικασία που αποτελείται από διάφορες δραστηριότητες και στοιχεία. Περιλαμβάνει την επίλυση προβλημάτων μέσα σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων, με πρωταρχικό στόχο την κατανόηση των λειτουργιών της διοίκησης. Καθώς οι ειδικοί άρχισαν να θεωρητικοποιούν ή να μελετούν τη σημασία της διαχείρισης, γεννήθηκαν διαφορετικές έννοιες και τομείς σχετικά με τις λειτουργίες. Οι διευθυντές δεν αναμένεται να βγουν τυχαία για να εκτελέσουν τις ευθύνες τους. Θα πρέπει να ανακαλύψουν πώς να κυριαρχήσουν τις λειτουργίες της διοίκησης για να επιτύχουν τον στόχο του οργανισμού.

Διαβάστε επίσης

Εδώ είναι τα κύρια καθήκοντα μιας νοσοκόμας στην Γκάνα

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να γράψετε μια ομιλία

Βασικές λειτουργίες διαχείρισης

Παρακάτω είναι οι πέντε βασικές λειτουργίες διαχείρισης που πρέπει να κατακτήσει ένας διευθυντής:

1. Προγραμματισμός

Ο προγραμματισμός είναι η πρώτη διευθυντική λειτουργία. Αυτή η λειτουργία περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός λεπτομερούς σχεδίου μέσω του οποίου μπορεί να επιτευχθεί ο συγκεκριμένος στόχος του οργανισμού. Ο προγραμματισμός ασχολείται με τον εντοπισμό των εργασιών που είναι σημαντικές για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων και την περιγραφή του τρόπου με τον οποίο πρέπει να εκτελούνται οι λειτουργίες. Η μακροπρόθεσμη και βραχυπρόθεσμη επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται από τα σχέδια που κάνει.

Ένα παράδειγμα προγραμματισμού είναι όταν έχετε στόχο να αυξήσετε τις πωλήσεις της επιχείρησης κατά 20% το επόμενο έτος. Σε αυτήν την περίπτωση, αναμένεται να εντοπίσετε διαφορετικούς τρόπους μέσω των οποίων εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορείτε να επιτύχετε τον στόχο. Για να επιτύχετε τον στόχο, μπορείτε να εστιάσετε στη μείωση των τιμών, να μιλήσετε με τους πελάτες σχετικά με τα σχέδια αγορών τους και να δημιουργήσετε ένα νέο σχέδιο διαφήμισης και προώθησης. Η ευθύνη σας ως διευθυντής είναι να επιλέξετε τις πιο κατάλληλες διαδικασίες και να τις οργανώσετε σε ένα λογικό μοτίβο και να προσδιορίσετε το χρονοδιάγραμμα.

Ο προγραμματισμός είναι απαραίτητος γιατί παρέχει σε έναν οργανισμό ή επιχείρηση μια καλύτερη αίσθηση του τι θέλει να επιτύχει και πώς να το πετύχει. Πιστεύεται ότι ουσιαστικά κάποιος θα έχει περισσότερη εστίαση αφού έχει προγραμματίσει για τα πράγματα. Σκεφτείτε κάποιον που πηγαίνει σε μια μεγάλη συνέντευξη για δουλειά χωρίς να έχει κανένα σχέδιο.

2. Οργάνωση

Η οργάνωση είναι η δεύτερη λειτουργία διαχείρισης. Αφορά τη χρήση του σχεδίου για τη συγκέντρωση οικονομικών και φυσικών πόρων που θα χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη του στόχου ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης. Στο παράδειγμά μας, εάν σχεδιάζατε να αυξήσετε τις πωλήσεις το επόμενο οικονομικό έτος, τότε θα πρέπει να καθορίσετε πώς θα κατανεμηθούν οι πόροι για να εφαρμόσετε το σχέδιο.

Το παραπάνω σχέδιο θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με τους διαθέσιμους πόρους και αυτούς που χρειάζεστε. Αφού αποκτήσετε όλους τους απαιτούμενους πόρους, θα πρέπει να τους κανονίσετε για τις σωστές εργασίες. Η οργάνωση μπορεί να είναι η οργάνωση των οικονομικών, ο διορισμός προσωπικού σε συγκεκριμένες εργασίες και η διασφάλιση της χρήσης του σωστού εξοπλισμού.

Διαβάστε επίσης

Θεμελιώδεις αρχές της Λογιστικής

Η λειτουργία οργάνωσης είναι απαραίτητη επειδή διασφαλίζει ότι υπάρχει δομή στις λειτουργίες. Επιπλέον, σας ενημερώνει για τους πόρους και σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται με τέτοιο τρόπο που διευκολύνει την επίτευξη του στόχου ενός οργανισμού. Κατά συνέπεια, η οργάνωση διασφαλίζει ότι χρησιμοποιείτε τα χρήματα με τον σωστό τρόπο που σημαίνει ότι δεν θα χρησιμοποιείτε τα χρήματα σε λειτουργίες που δεν προσθέτουν αξία στον οργανισμό.

3. Στελέχωση

Η στελέχωση είναι η τρίτη λειτουργία της διοίκησης. Αυτή η λειτουργία είναι μια ουσιαστική λειτουργία της διαχείρισης, παρά το γεγονός ότι μερικές φορές παραλείπεται όταν συζητούνται οι βασικές λειτουργίες. Σχετίζεται με τη λειτουργία οργάνωσης επειδή και οι δύο επικεντρώνονται στη διασφάλιση ότι οι πόροι κατευθύνονται στις σωστές εργασίες και διαδικασίες. Διαφέρει από την οργανωτική λειτουργία στο ότι εστιάζει στους ανθρώπους σχετικά με τους οργανωτικούς στόχους.

Η λειτουργία στελέχωσης στοχεύει να διασφαλίσει ότι ένας οργανισμός ή επιχείρηση έχει υπαλλήλους στις σωστές θέσεις. Εξασφαλίζει επίσης ότι η δομή του οργανισμού δεν παρεμποδίζεται από υπερβολική ή έλλειψη προσωπικού. Ως διευθυντής, θα προσδιορίζατε τα καθήκοντα που έχετε μπροστά σας και θα προσδιορίζατε εάν έχετε το κατάλληλο εργατικό δυναμικό για να επιτύχετε τους στόχους του οργανισμού.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αυξήσετε τις πωλήσεις σας κατά 20% το επόμενο έτος, θα πρέπει να αναλύσετε εάν το προσωπικό σας έχει τη δυνατότητα να εκτελέσει την εργασία. Θα πρέπει επίσης να καθορίσετε εάν οι υπάλληλοι είναι αρκετοί για να εξασφαλίσουν ότι ο στόχος επιτυγχάνεται έγκαιρα.

Η στελέχωση είναι ζωτικής σημασίας για να κυριαρχήσει ένας διευθυντής, επειδή, χωρίς τον σωστό αριθμό εργαζομένων και τους σωστούς υπαλλήλους, ένας οργανισμός δεν μπορεί να επιτύχει τους στόχους του. Είναι σημαντικό να έχουμε τον σωστό αριθμό ατόμων λόγω της μεταβαλλόμενης τεχνολογίας της ενισχυμένης εστίασης στην ανθρώπινη συμπεριφορά. Η στελέχωση εγγυάται τη λειτουργική λειτουργικότητα ενός οργανισμού ή επιχείρησης. Χωρίς τον σωστό αριθμό εργαζομένων, θα δυσκολευτείτε να επιτύχετε τους στόχους του οργανισμού σας.

4. Σκηνοθεσία

Η σκηνοθεσία είναι η τέταρτη διευθυντική λειτουργία. Εννοείται επίσης ως η ηγετική ή επηρεαστική λειτουργία της διοίκησης. Αυτή η λειτουργία ασχολείται με την ενεργοποίηση των τρόπων αποτελεσματικής εργασίας για την επίτευξη του στόχου του οργανισμού. Πηγαίνει πέρα ​​από την οργάνωση των εργαζομένων στους συγκεκριμένους ρόλους τους. Περιλαμβάνει επίσης τη διασφάλιση ότι οι υπάλληλοι του οργανισμού μπορούν να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους. Με απλά λόγια, η σκηνοθεσία είναι να φροντίζεις την παραγωγικότητα διασφαλίζοντας ότι αυξάνεται συνεχώς.

Διαβάστε επίσης

Διαφορά μεταξύ ηγεσίας και διοίκησης

Η σκηνοθετική λειτουργία σκάβει βαθύτερα στις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις. Αυτό κάνει τον διευθυντή να εμπνέει, να παρακινεί και να επικοινωνεί με το προσωπικό του. Εδώ, ο διευθυντής συναντά και συνδέεται με τους υπαλλήλους του για να λάβει πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο των εργασιών. Ως διευθυντής, πρέπει να μιλήσετε στους υπαλλήλους για νέες πρωτοβουλίες, όπως προγράμματα μάρκετινγκ, να λάβετε τα σχόλιά τους για το έργο και να εστιάσετε στο να τους εμπνεύσετε. Συνοπτικά, η σκηνοθετική λειτουργία ασχολείται με την καθημερινή αλληλεπίδραση μεταξύ της διοίκησης και του προσωπικού.

Η διεύθυνση είναι σημαντική για τον οργανισμό γιατί βοηθά στην ενίσχυση των λειτουργιών του οργανισμού, βελτιώνοντας έτσι την παραγωγικότητά του. Αυτό το επιτυγχάνει διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέρη του οργανισμού συνεργάζονται και καλύτερα. Η λειτουργία είναι μια γέφυρα μεταξύ των ανθρώπινων απαιτήσεων και των λειτουργικών αναγκών του οργανισμού. Με τον σκηνοθετικό ρόλο, θα δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο μεταξύ της ανάγκης να έχετε κίνητρα στους υπαλλήλους και της ανάγκης για κέρδος. Κατά συνέπεια, η διεύθυνση στοχεύει στη βελτίωση της παραγωγικότητας, που σημαίνει ότι ενισχύετε την επιτυχία του οργανισμού.

Διαβάστε επίσης

Κατανόηση της στρατηγικής διαχείρισης

5. Έλεγχος

Ο έλεγχος είναι η τελική λειτουργία της διοίκησης. Ο ρόλος αυτής της συνάρτησης είναι να διασφαλίσει ότι και οι άλλες τέσσερις λειτουργίες ακολουθούνται με τον σωστό τρόπο. Εξασφαλίζει επίσης ότι η ροή της εργασίας βοηθά τον οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του.

Στο παράδειγμά μας σχετικά με την αύξηση των πωλήσεων κατά 20%, ο έλεγχος θα διασφαλίσει ότι οι πωλήσεις αυξάνονται. Όταν οι πωλήσεις μειώνονται, η λειτουργία ελέγχου θα διορθώσει την κατάσταση εάν ο στόχος δεν πλησιάζει. Θα σας ζητηθεί να αξιολογήσετε τη διαδικασία που δρομολογήθηκε και να προσδιορίσετε εάν αυξάνουν τις πωλήσεις του οργανισμού. Η συνάρτηση ελέγχου απαιτεί από εσάς να αξιολογήσετε τους στόχους μετρήσιμα. Θα πρέπει να ορίσετε πρότυπα που να σας εγγυώνται ότι κατανοείτε ακριβώς ποιος είναι ο στόχος σας και τι μετράει ως αποτυχία ή επιτυχία. Λόγω των καθορισμένων προτύπων, ο έλεγχος σάς δίνει τη δυνατότητα ως διευθυντή να διορθώσετε συμπεριφορές εάν επηρεάζουν την επίτευξη των οργανωτικών στόχων. Με άλλα λόγια, ο έλεγχος αφορά την παρακολούθηση της ποιότητας.

Ο έλεγχος είναι μια βασική λειτουργία σε έναν οργανισμό, επειδή σας παρέχει μια ικανότητα μείωσης κινδύνου. Θα παρακολουθείτε μόνο την απόδοση της ομάδας και θα τη συγκρίνετε με τους καθορισμένους στόχους. Εάν παρατηρήσετε ότι η καμπάνια μάρκετινγκ δεν παράγει αυξημένες πωλήσεις, μπορείτε να την τροποποιήσετε για να προσελκύσετε περισσότερους πελάτες. Μπορείτε να αλλάξετε την ελκυστικότητα της καμπάνιας και να ανακτήσετε την κατάσταση.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να γράψετε μια περίληψη

Henri Fayol λειτουργίες διαχείρισης

Ακολουθούν διευθυντικά καθήκοντα που προτείνονται από τον Henri Fayol. Οι λειτουργίες επικεντρώνονται ελάχιστα στις ανεπίσημες αλληλεπιδράσεις μεταξύ του διευθυντή και των υφισταμένων.

1. Προγραμματισμός

Ο Henri Fayol προβλέπει ότι οι διευθυντές θα πρέπει να σχεδιάζουν τις μελλοντικές συνθήκες, να καθορίζουν στρατηγικούς στόχους και να διασφαλίζουν την επίτευξη των μελλοντικών στόχων. Ως εκ τούτου, οι διευθυντές πρέπει να αναλύσουν μελλοντικά ενδεχόμενα που επηρεάζουν τον οργανισμό και να διαμορφώσουν το μελλοντικό στρατηγικό και επιχειρησιακό τοπίο του οργανισμού.

2. Οργάνωση

Οι διευθυντές αναμένεται να οργανώσουν αποτελεσματικά τους υπαλλήλους και να ευθυγραμμίσουν τις δραστηριότητες του οργανισμού. Θα πρέπει επίσης να εκπαιδεύουν και να προσλαμβάνουν τους κατάλληλους ανθρώπους για τη δουλειά.

Διαβάστε επίσης

Στελέχη διαχείρισης

3. Διοικεί

Η Fayol προβλέπει ότι οι διευθυντές πρέπει να επιβλέπουν τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους και να τους εμπνέουν να επιτύχουν τους στόχους του οργανισμού. Είναι ευθύνη των διευθυντών να κοινοποιούν τους στόχους και τις πολιτικές του οργανισμού στους εργαζόμενους.

4. Συντονισμός

Οι διευθυντές θα πρέπει να εναρμονίζουν τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες που εκτελεί ο οργανισμός. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι δραστηριότητες όλων των τμημάτων του οργανισμού πρέπει να συμπληρώνουν και ταυτόχρονα να εμπλουτίζουν το έργο του άλλου.

5. Έλεγχος

Οι διευθυντές θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι δραστηριότητες του οργανισμού είναι σύμφωνες με τις καθορισμένες πολιτικές και στόχους. Σε περίπτωση τυχόν αποκλίσεων, ο διαχειριστής θα πρέπει να το αναφέρει και να αναλάβει πρωτοβουλίες για τη διόρθωση των αποκλίσεων.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να γράψετε επιστολή παραίτησης

Kotter λειτουργίες διαχείρισης

Ο Kotter πίστευε ότι η πρωταρχική λειτουργία της διοίκησης είναι να διασφαλίζει την τάξη και τη συνέπεια στον οργανισμό. Ακολουθούν οι λειτουργίες διαχείρισης που προτείνονται από τον Kotter και οι περιγραφές τους:

Διαβάστε επίσης

Σημασία της επιχειρηματικότητας στην Γκάνα

1. Σχεδιασμός και Προϋπολογισμός

• Καθορίστε ατζέντα
• Ορίστε χρονοδιαγράμματα
• ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ

2. Οργάνωση και Στελέχωση

• Παρέχετε δομή
• Κάντε θέσεις εργασίας
• Θέσπιση κανόνων και διαδικασιών

3. Έλεγχος και επίλυση προβλημάτων

• Αναπτύξτε κίνητρα
• Δημιουργήστε δημιουργικές λύσεις
• Λάβετε διορθωτικές ενέργειες

Λειτουργίες διαχείρισης από τον Gullick

Σύμφωνα με τον Gullick, τα στοιχεία της διαχείρισης είναι:

1. Προγραμματισμός

Ένας διευθυντής πρέπει να έχει μια ευρεία περιγραφή όλων των πραγμάτων που πρέπει να γίνουν και των μεθόδων για να τα επιτύχει.

2. Οργάνωση

Αυτό συνεπάγεται τη δημιουργία μιας επίσημης δομής αρχής με την οποία διευθετούνται τα καθήκοντα.

3. Στελέχωση

Είναι μια ολόκληρη λειτουργία του προσωπικού της πρόσληψης και εκπαίδευσης προσωπικού

4. Σκηνοθεσία

Περιλαμβάνει τη λήψη αποφάσεων και την ενσωμάτωσή τους σε γενικές και ειδικές εντολές

5. Συντονισμός

D Η χρησιμότητα της αλληλοσυσχέτισης των διαφόρων μερών του έργου

6. Αναφορά

Ενημέρωση όσων ευθύνεται το στέλεχος

7. Προϋπολογισμός

Αυτό περιλαμβάνει νομισματικό σχεδιασμό των ταμειακών πράξεων του οργανισμού

Διαβάστε επίσης

Κατάλογος διαφημιστικών γραφείων στην Γκάνα 2019

Λειτουργίες της διοικητικής ιεραρχίας

• Πρώτον, η ιεραρχία της διοίκησης δημιουργεί μια διαδρομή υπευθυνότητας για κάθε δραστηριότητα και έργο εντός του οργανισμού. Βοηθά στον προσδιορισμό του σημείου αστοχίας, στην επισκευή του και στη συνέχεια αφήστε τους υπεύθυνους να μάθουν από την εμπειρία.
• Δεύτερον, η ιεραρχία της διοίκησης καθοδηγεί τους εργαζόμενους. Βοηθά τους υπαλλήλους να καταλάβουν από ποιον πρέπει να λαμβάνει εντολές.
• Τρίτον, η ιεραρχία της διοίκησης βοηθά στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής διαδρομής επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων, των εργαζομένων και των τμημάτων του οργανισμού. Η κατανόηση του προσωπικού του/της από έναν διευθυντή τον/την καθιστά ικανό όταν πρόκειται για τη βελτίωση της επικοινωνίας στο τμήμα του/της.
• Τέλος, η ιεραρχία της διοίκησης παρέχει σε κάθε εργαζόμενο μια σαφή επαγγελματική πορεία. Βοηθά τους εργαζόμενους να καθορίσουν τους επαγγελματικούς τους στόχους.

Για την ομαλή λειτουργία του οργανισμού, οι διευθυντές θα πρέπει να εκτελούν τις παραπάνω λειτουργίες διαχείρισης. Τονίζουμε ότι όλοι οι διευθυντές ανεξαρτήτως δεξιοτήτων ή ικανοτήτων θα πρέπει να συμμετέχουν στις παραπάνω λειτουργίες διαχείρισης. Οι λειτουργίες διαχείρισης θα βελτιώσουν τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των διευθυντών και των εργαζομένων, παρακινώντας έτσι τους υπαλλήλους να επιτύχουν τους στόχους του οργανισμού.

Διαβάστε επίσης

Έντυπο μηνιαίας έκθεσης ΕΣΥ για την υπηρεσία 2018

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να γράψετε μια προσωπική δήλωση